Die Einführung eines Stammdatenmanagements ist ein großer Schritt. Um den Entscheidungsträgern im Unternehmen die Beurteilung des Vorhabens zu erleichtern, ist die Erstellung eines Business Case ein wichtiger Teil der Vorbereitung. Dieser dient dazu, Kosten und Nutzen zu skizzieren, den Return on Investment (ROI) zu ermitteln und das gesamte Projekt schrittweise und strukturiert zu bewerten.
Schlechte Datenqualität im Unternehmen schadet dem Geschäft. Gewinne werden geschmälert und die Produktivität gehemmt. Auch die Kundenzufriedenheit und -bindung ist gefährdet.Zudem benötigen Produkte mehr Zeit bis zur Marktreife (Time to Market).All diese Risiken können durch ein effektives Stammdatenmanagement vermieden werden.
Stammdatenmanagement (SDM) oder auch Master Data Management (MDM) umfasst alle organisatorischen und/oder technologischen Aktivitäten zur nachhaltigen Verbesserung der unternehmensweiten Stammdaten. Ziel ist es, die Datenqualität zu erhöhen und die Hoheit über die Datenlandschaft und die Geschäftsprozesse zu erlangen. Dazu gehören sauber aufgesetzte Datenbanksysteme, eine intelligente Systemarchitektur und ein unternehmensweites Bewusstsein für hohe Datenqualität bei der Erfassung und Pflege der Datenbestände.
"Stammdatenqualität ist für 90 Prozent der Unternehmen von großer Bedeutung." - Studie der innoscale AG und der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster.
Matthias CzerwonkaCEO, DATAROCKET
Von besonderer Bedeutung sind Daten aus Bereichen, die mit einer direkten Umsatzsteigerung oder hohen Kosteneinsparungen für die Unternehmen verbunden sind. Dies sind vor allem Material- und Produktdaten, Logistikdaten und Instandhaltungsdaten. Die größten Herausforderungen liegen in der Richtigkeit, Aktualität und Verfügbarkeit der Stammdaten.
Ein umfassendes Master Data Management bringt Vorteile für das gesamte Unternehmen. Die Verbesserungen sind in allen Fachbereichen spürbar und messbar. Sie reichen von besseren Managemententscheidungen über eine störungsfreie Produktion bis hin zu einem erhöhten Auftragsvolumen, um nur einige zu nennen.
Warum ein Business Case für MDM?
Master Data Management ist ein langfristiges Projekt, das die gesamte Organisation betrifft. Investitionsentscheidungen für interne Ressourcen und externe Unterstützung müssen getroffen werden. Entscheidungen über Master Data Management gehen in ihrer Konsequenz weit über die IT-Abteilung hinaus. Aus diesem Grund muss ein MDM-Projekt von der obersten Führungsebene des Unternehmens beschlossen und unterstützt werden. Doch auf welcher Basis können Sie den langfristigen Nutzen der Investition nachweisen, um das zahlengetriebene Management zu überzeugen?
Ein Business Case dient dazu, Ihr MDM-Projekt zu beschreiben, einen Lösungsentwurf zu skizzieren und anschließend Kosten und Nutzen der Investition klar darzustellen. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Art der Formulierung: Eine detaillierte technische Integration über bestimmte Schnittstellen wird das Management weniger überzeugen als eine klare Kommunikation der Vorteile von Stammdatenmanagement, wie z.B.:
Höhere Produktivität
Höhere Kundenzufriedenheit
Optimierte Lagerkosten
Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit
Und die Chancen stehen gut: MDM wird zunehmend als Business Enabler erkannt und bildet die Basis für eine unternehmensweite Digitalisierung.
Schritt für Schritt Vorlage
Nutzen Sie diese MDM Business Case Vorlage als Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihres überzeugenden Projektantrags.
Schritt 1: Geschäftsbereich für den MDM Business Case bestimmen
Schnell wird klar, dass die Verantwortung für Master Data Management (MDM) nur teilweise bei der IT liegt. Es sind verschiedene Szenarien denkbar, die unterschiedliche Geschäftsbereiche betreffen:
Lieferanten: Das Management benötigt einen Überblick über die wichtigsten Lieferanten des Unternehmens. Die Erstellung des Berichts dauert jedoch länger als erwartet. Die Daten - in unregelmäßigen Abständen von Produktion, Logistik und Finanzen abgefragt und gepflegt - sind aufgrund unterschiedlicher Produktlinien auf mehrere Datenbanksysteme verteilt. Zudem erweist sich die Zuordnung der Lieferanten als problematisch. Größere Unternehmen haben mehrere Niederlassungen. Die Zuordnung der Filialen zum übergeordneten Unternehmen ist sehr aufwendig und muss überwiegend manuell erfolgen.
Marketing: Zu Weihnachten verschickt das Unternehmen Grußkarten mit einem kleinen Geschenk. Die Marketingabteilung nutzt ein CRM, das vor fünf Jahren eingeführt wurde. Die gespeicherten Adressen werden nur überprüft und aktualisiert, wenn ein Mitarbeiter zufällig einen Fehler entdeckt. Nach Weihnachten erhält das Unternehmen viele Retouren, da nur 90 Prozent der Pakete zugestellt werden können.
Lagerhaltung: Ein produzierendes Unternehmen ist darauf angewiesen, seinen Lagerraum so effektiv wie möglich zu nutzen. Der Einkauf ist daher angewiesen, die Beschaffung der Produktionsmaterialien so zu organisieren, dass ein reibungsloser Produktionsablauf gewährleistet ist. Gleichzeitig soll so wenig Lagerfläche wie möglich belegt werden. Um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen, hat die Logistik wiederum die Aufgabe, die ständige Verfügbarkeit der Produkte bei möglichst kurzen Lieferzeiten zu gewährleisten.
Schritt 2: Identifizierung der wichtigsten Stakeholder (CEO, CFO, LOB Management)
Überlegen Sie, welche Personen und Rollen mit einem MDM-Projekt in Berührung kommen werden. Diese Personen können Ihnen im Vorfeld wertvolle Informationen und Anforderungen liefern. Darüber hinaus sollten Sie versuchen, den konkreten Nutzen, den diese Personen aus dem MDM-Projekt ziehen können, herauszuarbeiten.
Die Stakeholder im MDM-Prozess kommen in der Regel aus der IT, dem Management und den betroffenen Fachabteilungen. Dies können beispielsweise Abteilungsleiter, Datenverantwortliche, Analysten oder Prozessverantwortliche sein. Der Begriff LOB-Management wird in Unternehmen verwendet, die mehrere Produktlinien unter einem Dach vereinen, sogenannte “Lines of Business”.
Die Gruppe der Beteiligten wird durch die Art der Daten und das jeweilige MDM-Projekt bestimmt, z.B:
Kundendaten: Vertriebs-, Service-, Marketing- und Finanzleiter
Lieferantendaten: Leiter Supply Chain, Einkauf und Finanzen
Mitarbeiterdaten: Leiter Personal und Finanzen
Auf der obersten strategischen Ebene möchte der Vorstand oder die Geschäftsführung wissen, wie sich der Aktienwert und die Marktkapitalisierung des Unternehmens durch MDM verändern. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Bereichsleiter die MDM-Initiative unterstützen und die Vorteile, Risiken und Kosten verstehen.
Der CFO kann ROI- und Kapitalwertberechnungen verlangen, da er besonders auf die Projektkosten achtet. Um seine Unterstützung zu erhalten, muss der Business Case daher Informationen zu den folgenden Aspekten enthalten:
Die zu implementierende MDM-Lösung,
Die zu verwendenden Komponenten,
Übersicht über die zu ändernden Prozesse,
Die benötigten Ressourcen,
Eine Implementierungs-Roadmap, die detailliert genug ist, um die Kostenschätzungen mit ausreichender Sicherheit zu untermauern.
Schritt 3: Standortbestimmung mit dem MDM-Reifegradmodell
Mit Hilfe einer Standortbestimmung können Sie skizzieren, welchen MDM-Reifegrad Ihr Unternehmen aktuell durchläuft. Je nachdem, in welcher Phase sich das Unternehmen befindet, ergeben sich unterschiedliche Fragestellungen, die den MDM Business Case begründen.
Für die Standortbestimmung hat DATAROCKET in Zusammenarbeit mit der Universität Duisburg-Essen das Master Data Management Maturity Model “MDM3” entwickelt.
Matthias CzerwonkaCEO, DATAROCKET
Schritt 4: Lösungen entwickeln und Zukunftsperspektiven aufzeigen
Hier ist es sinnvoll, das Projekt in mehrere Phasen zu unterteilen, Meilensteine festzulegen und einen groben Zeitplan aufzustellen. Planen Sie genügend Zeit ein, denn MDM-Projekte dauern oft etwas länger als erwartet. Entwickeln Sie eine Strategie und erstellen Sie eine Roadmap für die Umsetzung. Versuchen Sie dabei, die folgenden Fragen zu beantworten:
Wie sieht das Zukunftsbild der Organisation mit einer MDM-Lösung aus?
Wie verbessert sich die Organisation dadurch?
Welche Prozesse werden verändert?
Welche Synergieeffekte ergeben sich?
Es ist wichtig, die Implementierung zielgerichtet zu gestalten und die MDM-Integration schlank zu halten - ohne große Eingriffe in die bestehende IT-Landschaft.
Tatsächlich zeichnen sich die besten MDM-Technologien dadurch aus, dass sie gerade den Anwendern, die täglich Daten eingeben und aktualisieren, eine durchdachte Benutzeroberfläche und Zugang zu Tools zur Datenqualitätssicherung bieten. Die Nutzung dieser Werkzeuge sollte proaktiv gefördert werden. Auf diese Weise können Benutzer in allen Geschäftsbereichen Multi-Domain-Stammdaten nutzen, ohne spezielle MDM-Anwendungen erlernen zu müssen.
Schritt 5: Ermittlung des Return on Investment mit dem MDM-ROI-Framework
Wägen Sie die Kosten schlechter Datenqualität gegen das Potenzial guter Datenqualität ab. Nutzen Sie dazu das von DATAROCKET entwickelte “MDM-ROI-Framework”. Das Framework dient als Impulsgeber und hilft Ihnen, den MDM-ROI strukturiert anzugehen. Innerhalb des Frameworks müssen Kosten und Nutzen individuell für die jeweilige Fragestellung ermittelt werden. DATAROCKET bietet hierzu ein Methodenset an, das Sie bei der Ermittlung des ROI unterstützt.
Kosten schlechter Datenqualität
Beispiele einmaliger Kosten:
Zu niedrig ausgewiesene Rechnungspositionen aufgrund fehlerhafter Stücklisten
Ineffiziente Mailings
Fehlerhafte Reports
Beispiele dauerhafter Kosten:
Zu hohe Logistikkosten durch falsche Gewichte
Vermehrte Call-Center-Anfragen durch fehlerhafte Lieferungen
Höherer Arbeits- und Zeitaufwand
Unzufriedenheit der Mitarbeiter
Ineffizienz der IT
Umsatzeinbußen
Nutzen guter Datenqualität
Beispiele einmaligen Nutzens:
Optimierter Headcount
Reduktion der Stockouts
Grundsteinlegung für langfristig hohe Datenqualität
Gestaltung einer sinnvollen Software-Architektur
Beispiele dauerhaften Nutzens:
Höheres Working Capital
Besseres Controlling
Automatisierung
Erhöhte Produktivität
Höhere Kundenzufriedenheit & -loyalität
Einhaltung von Compliance Richtlinien
Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit
Bessere Geschäftsentscheidungen
Eine gute Struktur ist für die Erstellung eines MDM Business Case enorm hilfreich. Lernen Sie, in Dimensionen zu denken. Versuchen Sie, für den Status Quo Ihres Unternehmens eine Zukunftsvision zu ermitteln. So können Sie dann zielgerichtet für einen Geschäftsbereich die spezifischen Kosten und den Nutzen abschätzen und einen monetären Business Case erstellen – der Ihnen zu einem erfolgreichen Projektantrag verhilft.
Astrid GelbkeDirector Business Strategy, DATAROCKET
Die innoscale AG unterstützt Sie gerne bei der Erstellung eines Business Case für MDM. Mit unserer Expertise meistern Sie jeden der einzelnen Schritte:
Workshops zur Reifegradbestimmung
Entwicklung einer Roadmap und Projektplanung
Kostenabschätzung für Beratung, Lizenzgebühren sowie den internen Aufwand
Astrid Gelbke Director Business Strategy, DATAROCKET
