Studie: "Kollaborative Verbesserung der Datenqualität in der öffentlichen Verwaltung"
"Der Stellenwert von Datenqualität wird generell als sehr hoch eingestuft. Das gilt für Wirtschaftsunternehmen, für Non-Profit-Organisationen aber ganz besonders auch für öffentliche Verwaltungen."
Studie: "Kollaborative Verbesserung der Datenqualität in der öffentlichen Verwaltung"
In Zusammenarbeit mit der Universität Duisburg-Essen, dem Competence Center Connected Organization sowie unserem Partner, der adesso AG wurde der Stellenwert von Datenqualität und einem kollaborativen Vorgehen zur Verbesserung der Daten in öffentlichen Verwaltungen ermittelt. Die Antwort geben wir nun in Form einer Studie. Befragt wurden deutsche öffentliche Verwaltungen. Darunter Kommunen, kreisfreie Städte sowie Kreisverwaltungen.
Insbesondere in öffentlichen Verwaltungen stellt die enorme Anzahl unterschiedlicher Abteilungen – und damit einhergehend unterschiedlicher Softwaresysteme (Fachverfahren) – einen entscheidenden Faktor für die Datenqualität dar. Durch unterschiedliche Formate der Daten kann zwischen den Abteilungen kaum ein Abgleich stattfinden. Doch dieser kollaborative Ansatz zur Verbesserung der Datenqualität ist mit Sicht auf die in öffentlichen Verwaltungen enorme Anzahl der Datensätze essenziell und auf hohem Niveau nur mit einer entsprechenden Software zu bewältigen – als Schnittstelle zwischen den einzelnen Abteilungen bzw. deren Daten.
Konkret geht aus der Studie u.A. hervor, dass bislang 91% der öffentlichen Verwaltungen keine Software zur Verbesserung der Datenqualität nutzen. Dabei sind die verschiedenen Fachverfahren, in denen Daten genutzt werden, vielfältig. Bei 74% kommen mehr als 15 unterschiedliche Verfahren zum Einsatz, bei 19% sind es sogar über 100.
Aus Sicht der Befragten wären und sind überwiegend Zeitersparnis, verbesserte Leistungserbringung, Kosteneinsparung oder eine erhöhte Mitarbeiterproduktivität die Resultate einer erhöhten Datenqualität.
Verwaltungen nutzen Daten in zahlreichen Verfahren – teilweise werden die Daten in mehr als 100 Verfahren verarbeitet. Aber es gibt kein Tool zur Prüfung und Verbesserung der Datenqualität.
Studie: "Kollaborative Verbesserung der Datenqualität in der öffentlichen Verwaltung"
Neben einem Ausblick wird abschließend auch eine mögliche Handlungsempfehlung angeboten, nach welcher öffentliche Verwaltungen die Bedeutung der Studienergebnisse für sich individuell bewerten können.
Hohe Datenqualität wird als wichtig eingestuft
Die Studienergebnisse veranschaulichen, dass öffentliche Verwaltungen eine hohe Datenqualität überwiegend als wichtig einstufen und einen kollaborativen Ansatz zur Verbesserung der Datenqualität als sinnvoll erachten. Doch welche Bedeutung haben die Ergebnisse konkret für öffentliche Verwaltungen und welche Handlungsoptionen ergeben sich daraus? Das Competence Center Connected Organization als Bindeglied zwischen Wissenschaft und Praxis beantwortet nachfolgend diese Frage.
Entscheidungsträger in öffentlichen Verwaltung stehen vor der Herausforderung die vorhandenen Datenschätze zu bergen, eine hohe Datenqualität zu erzielen und letztendlich aus Daten verwertbares Wissen zu generieren. Die Studienergebnisse illustrieren, dass in vielen Verwaltungen nach Einschätzung der befragten bereits eine hohe Datenqualität vorliegt, diese insgesamt als wichtig erachtet wird, die Vorteile überwiegend erkannt werden und eine grundsätzliche Bereitschaft zur Nutzung eines kollaborativen Ansatzes zur Verbesserung der Datenqualität besteht. Aus der Perspektive einer öffentlichen Verwaltung erscheint es sinnvoll zunächst die eigene Situation zu reflektieren und basierend auf der individuellen Situation die Studienergebnisse zu interpretieren und eventuelle nächste Schritte einzuleiten. Um Sie dabei zu unterstützen, werden folgend Handlungsempfehlungen formuliert, die öffentliche Verwaltungen dabei helfen die Bedeutung der Studienergebnisse für Ihre individuelle Situation zu beurteilen.
Datenqualität
Die Datenqualität wurde insbesondere in den Qualitätsdimensionen Bearbeitbarkeit, Aktualität, und Glaubwürdigkeit als hoch wahrgenommen. Ergänzend dazu wurde ermittelt, dass die Potentiale für eine Verbesserung der Datenqualität besonders hoch für Geo-, Bürger- und Formulardaten sind. Öffentliche Verwaltungen sollten einen Überblick der Datenlandschaft gewinnen und diese dahingehend prüfen, ob Daten aus vorwiegend diesen Bereichen inhärente Verbesserungspotentiale aufweisen. Hierzu ist es aber zunächst erforderlich in Kooperation mit den Fachabteilungen Kriterien für die Messbarkeit der Datenqualität zu definieren und diese dann unter zu Hilfenahme einer geeigneten Software zu messen. Erst dann kann beurteilt werden, ob es sinnvoll ist die Datenqualität zu verbessern.
IT-Infrastruktur
Die Qualität der Daten ist nicht von Beginn an schlecht, sondern verschlechtert sich im Laufe der Zeit. Typische Gründe dafür sind Fehleingaben durch Mitarbeiter oder Bürger, doppelt angelegte Datensätze durch verschiedene Fachabteilungen oder Fehler bei der Migration von IT-Systemen. Es ist leicht vorzustellen, dass eine große Anzahl an Mitarbeiter, Bürgern, Fachverfahren, Datenbanken und Datentypen die Gewährleistung einer hohen Datenqualität erschwert. Die Studienergebnisse untermauern dies. So wurde festgestellt, dass Verwaltungen mit einer komplexen IT-Infrastruktur eher Datenverbesserungsmaßnahmen durchführen und dazu eine Software einsetzen als Verwaltungen mit einer weniger komplexen IT-Infrastruktur. Wenn Ihre Verwaltungen eine Vielzahl an Fachverfahren, Datenbanken und Datentypen im Einsatz hat und eine große Anzahl von Mitarbeitern manuell Dateneingaben vornehmen, dann liegt ein erhöhtes potential für die Verbesserung der Datenqualität vor und Verbesserungsmaßnahmen sind lohnend.
Softwareeinsatz
9% der befragten öffentlichen Verwaltungen setzen eine Software zur Verbesserung der Datenqualität ein. Dies ist überraschend gering, da die Vorteile einer hohen Datenqualität wahrgenommen werden und den Qualitätskriterien „Übersichtlichkeit“ und „einheitliche Darstellung“ eine geringe Datenqualität aufweisen. Eine substantielle Verbesserung der Datenqualität kann jedoch nur durch den Einsatz einer entsprechenden Software erfolgen (eine manuelle Analyse ist nicht praktikabel). Organisatorische Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität, die von 27% der Verwaltungen umgesetzt werden helfen zwar die Qualität länger „hoch zu halten“, können aber einen initiale Bereinigung durch eine Software nicht ersetzen. Verwaltungen können zunächst prüfen, ob eine Software zur Verbesserung der Datenqualität im Einsatz ist. Ist dies nicht der Fall sollte mit einem Auswahl- und Ausschreibungsverfahren begonnen werden (eine Analyse der Datenlandschaft und der aktuellen Datenqualität kann hierzu als Grundlage genutzt werden). Die Auswahl und Nutzung einer Passenden DQ-Software ist einer der ersten und wichtigsten Schritte in jedem DQ-Projekt.
Bevorstehende Projekte
Bevor eine Entscheidung zur Einführung einer Software oder zur Verbesserung der Datenqualität getroffen wird, ist es ratsam zur prüfen welche Projekte aktuell durchgeführt werden und welche IT-Projekte zukünftig durchgeführt werden sollen. Oftmals ergeben sich Synergien bei der Verbesserung der Datenqualität mit anderen IT-Projekten oder auch Projekten in den Fachabteilungen. Insbesondere bei Datenintegrationsprojekten zur Ablösung oder Vereinigung von Fachverfahren oder Fachabteilungen ist eine hohe Datenqualität hilfreich. Dies ist ebenso bei der Migration von Daten der Fall. Hierbei sollte als erster Schritt immer die Datenqualität der singulären Systeme verbessert werden. Geschieht dies nicht werden sonst fehlerhafte, nicht korrekte oder unvollständige Daten übernommen und „Altlasten“ so über Jahre „Mitgeschleppt“.
Kollaborative Verbesserung
Zeitersparnis, verbesserte Datenqualität, effizientere Leistungserbringung, Kosteneinsparungen sowie eine höhere Mitarbeiterproduktivität - dies sind die genannten Vorteile, die erzielt werden wenn eine Software zur kollaborativen Verbesserung der Datenqualität eingesetzt wird. Bei der Überlegung, ob die Datenqualität kollaborativ verbessert werden soll ist grundsätzlich zu entscheiden, ob dies innerhalb der Verwaltung in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen oder extern in Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungen stattfinden kann. Die Entscheidung hängt von der jeweiligen Fragestellungen, der Art der Daten, existierenden Standards, verfügbaren Schnittstellen, der Einstellung der Mitarbeiter, existierende Kooperationen mit anderen Verwaltungen und letztendlich auch von gesetzlichen Vorschriften ab. Sind die Vorzeichen positiv ist es sinnvoll die Datenqualität gemeinsam zu verbessern. Aufwände werden reduziert und das „Wissen der Vielen“ führt zu einer hohen Datenqualität. Mitarbeiter sind häufig intrinsisch motiviert und nutzen ein entsprechend offenes System gerne freiwillig.
Fazit:
Zur kollaborativen Verbesserung der Datenqualität ist es zunächst erforderlich einen Überblick der Daten-, Projekte- und Partnerstruktur zu erstellen. Anschließend kann damit begonnen werden eine Software auszuwählen und ein DQ-Verbesserungsprojekt aufzusetzen. Sinnvoll ist es allemal denn die Vorteile die erreicht werden können sind groß – das minimale Ziel ist es jedoch den Anforderungen des Informationszeitalters langfristig gerecht zu werden.
Wir bedanken uns an dieser Stelle bei unseren Partnern und die ausgezeichnete Zusammenarbeit!
