Digitale Transformation bewältigen: Showcase mit RIEGLER & Co. KG

Philipp Krebs, gesamtverantwortlich für den digitalen Bereich und Initiator des MDM-Projekts bei der RIEGLER & Co. KG schildert im Interview seine Erfahrungen mit DATAROCKET Core. Er berichtet zudem über Anforderungen wie auch Ziele des MDM-Projekts, die Implementierung der Software und die größten Benefits.

"Hätten wir vor der ERP-Umstellung Datenqualitätsrichtlinen erstellt, hätte uns dies mindestens 30% der Arbeit danach erspart!"

Philipp Krebs Initiator des MDM-Projekts, RIEGLER & Co. KG

Herr Krebs, wie entstand der Bedarf an Stammdatenmanagement in Ihrem Unternehmen?

"Wir konnten beobachten, dass die digitale Transformation der vergangenen 10-15 Jahre auch unser Unternehmen stark verändert hat. Die Auswirkungen konnten wir insbesondere in unserer Datenlandschaft ablesen.

Traditionell war unser Unternehmen ein klassisches Versandhaus, das durch das Aussenden von Katalogen und den daraus resultierenden Telefon- und Fax-Bestellungen groß geworden ist. Was seinerzeit auf Papier visuell leicht darstellbar war, stellte sich im E-Commerce nun als wenig anwenderfreundlich dar. Wir merkten deshalb schnell, dass sich die Welt verändert hat und wir vor allem im Bereich der Stammdaten nachjustieren müssen, um die künftigen Anforderungen stemmen zu können.

Hinzu kam, dass wir keine einheitliche Klassifizierung der Artikel hatten und eine generelle Richtlinie bzgl. der Materialstammdaten und deren Anlage gänzlich fehlte. Da es in meiner vorherigen Tätigkeit als Abteilungsleiter eSolutions auch darum ging, Daten an unsere Kunden auszuleiten, war mir das natürlich von Anfang an ein Dorn im Auge.

Datenqualität war für uns schon immer ein wichtiges Asset, weshalb wir ständig an der Verbesserung dieser interessiert waren und sind."

Wie haben Sie einen Dienstleister und eine Softwarelösung ausgewählt?

Ende 2015 wechselten wir das ERP-System. Im Zuge dessen wurde mir noch einmal sehr bewusst, wie wichtig Datenqualität für das Unternehmen tatsächlich ist. Ich habe mich dann mit der Thematik beschäftigt, entsprechende Literatur gelesen und bin anschließend der Einladung auf eine Veranstaltung der T.A. Cook in Berlin gefolgt. Auf diesem zweitägigen Kongress lauschte ich einem Vortrag von Herrn Dr. Brockmann und stellte erstmalig den Kontakt zur innoscale AG her.

Neben anderen Anbietern trat das Angebot des DataCanvas-Workshops hervor. Dieses Beratungsangebot war in meinen Augen der perfekte Einstieg in das Thema Stammdatenmanagement. Gemeinsam konnten wir dem gesamten Management der in unserem Hause erläutern, was Stammdatenmanagement denn tatsächlich beinhaltet und wie wichtig das Ganze für das Unternehmen ist. Darauf aufbauend begannen wir mit der Erstellung einer Data-Guideline, welche die Basis für unsere künftigen Aktivitäten im MDM-Bereich darstellte. Als hier bereits deutliche Fortschritte erkennbaren waren, entschieden wir uns für den Erwerb einer Lizenz für DATAROCKET Core, der Software für Master Data Management (MDM).

Uns überzeugte die Vielschichtigkeit des Tools, weil wir an einer nachhaltigen Steigerung der Datenqualität interessiert waren. Die Analysemöglichkeiten, Reports, selbst zusammenstellbare Pipelines und die hohe Schnittstellenkompatibilität mit all unseren Systemen ist ein riesiger Mehrwert für uns.

Wie lief die Einführung der MDM-Software ab?

Nach dem Strategieworkshop haben wir bereits begonnen, eine Guideline für die Datenqualität in unserer Firma zu erstellen. Nach dem Erwerb der Softwarelizenz, wurde die Guideline dann sukzessive ins System übertragen. Dies war mit Abstand der mächtigste aber auch wichtigste Schritt, um die Basis für eine nachhaltige Datenqualität zu schaffen.

Zu Beginn der Zusammenarbeit führte Herr Brockmann Schulungen in unserem Unternehmen durch, um alle zukünftigen Nutzer der Software gut vorzubereiten. Im Laufe des Projekts wurde das Operative dann sukzessive an einen MDM-Berater übergeben.

Für welche Aufgaben nutzen Sie die Software?

Wir nutzen das Tool zum einen zur Digitalisierung der Pipelines. Dabei handelt es sich um eine prozessbasierte Möglichkeit, Qualitätsregeln zu definieren, zu messen und die Datenqualität zu beobachten.

Zum anderen ermöglicht es uns, einen generellen Blick auf unsere Daten zu erhalten. Schnell merkten wir, dass wir die Software sehr vielseitig einsetzen können – an vieles hatten wir zuvor noch nicht einmal gedacht.

Vor der Einführung erstellten wir eine Liste mit Problemen, die wir auf fehlerhafte Stammdaten zurückführen konnten. Diese vermeintlich schadhaften Prozesse konnten wir dann analysieren, den Ursprung der Probleme klar identifizieren und entsprechend nachhaltige Maßnahmen zur Vermeidung von künftigen Stammdatenfehlern ableiten.

"Meine persönliche Lesson Learned aus dem MDM-Projekt ist, dass vor einer anstehenden ERP-Umstellung unbedingt eine Datenqualitätsrichtlinie bzw. MDM-Guideline erstellt werden sollte."

Welche Ziele wollten Sie mit Ihrem Stammdatenmanagement-Projekt erreichen?

Einerseits sehen wir Stammdaten als Basis für sämtliche Unternehmensprozesse, weshalb die Korrektheit dieser für uns unerlässlich ist. Es darf hierbei keine unterschiedlichen Meinungen bzgl. der Aussagekraft der Daten geben. Deshalb arbeiten wir weiterhin stark daran, die Thematik Stammdatenqualität jedem Mitarbeiter transparent zu machen.

Andererseits wollen wir dem hohen Anspruch unserer Kunden genügen, da wir unser Sortiment verschiedenen Händlern zur Verfügung stellen. Von der Marktseite gab es in der Vergangenheit immer wieder Rückfragen: „Warum habt ihr das nicht?“ oder „Warum hat sich das geändert?“. So wurde der Bedarf an MDM auch kundenseitig getrieben und diese Entwicklung schreitet kontinuierlich voran, weshalb ein Stillstand der Aktivitäten hier nicht in Frage kommt.

"MDM hört nicht nach unserer Haustüre auf, sondern steigt in seiner Wichtigkeit in den entsprechenden Absatzkanälen."

Wir betreiben einen eigenen Online-Shop und bieten Partner-Shopsysteme an. Darüber hinaus speisen wir über BMEcats und sonstige Dateiformate die Zielsysteme unserer Kunden. Das Projektziel lautete deshalb, die Datenqualität im Artikelstamm zu verbessern und dies auch entsprechend der Wertschöpfungskette weitergeben zu können. MDM hört nicht nach unserer Haustüre auf, sondern steigt in seiner Wichtigkeit in den entsprechenden Absatzkanälen. Obwohl es mittlerweile viele Initiativen am Markt gibt, sehen wir es aktuell noch immer als absolutes Alleinstellungsmerkmal, wenn ein Lieferant perfekte Daten liefern kann. Das ist auch weiterhin unser Ziel.

Ein weiteres Ziel bestand, wie bereits erwähnt, darin, dass alle Mitarbeiter sowie das Management verstehen, was Stammdaten sind. Wir wollten Transparenz darüber schaffen, was bei uns mit Stammdaten überhaupt gemeint ist und wofür wir sie verwenden. Langfristig wollen wir eine 360-Grad-Betrachtungsweise für alle unsere Daten erreichen, egal ob es sich um Artikelstammdaten oder Partnerstammdaten handelt.

Welche Mehrwerte für die RIEGLER & Co. KG konnten durch das MDM-Projekt respektive der Stammdatenmanagement-Software DATAROCKET Core erzielt werden?

Einer der größten Benefits ist die Visualisierung von Problemen. Man spricht häufig über Stammdatenprobleme, aber es ist schwierig, diese greifbar zu machen. Durch den Einsatz der Software konnten wir das Ganze visualisieren, was zu einem besseren Verständnis aller Beteiligten geführt hat.

Unsere Fachbereiche profitieren ebenfalls davon, dass sie künftig regelmäßig eine Ausleitung bekommen können, die jedem Mitarbeiter, dem sog. Data Steward, den aktuellen Stand der Datenqualität für den Bereich in seiner/ihrer Verantwortung zeigt, z.B. eine Vertriebssicht oder Einkaufssicht.

"Datenqualität war für uns schon immer ein wichtiges Asset, weshalb wir ständig an der Verbesserung dieser interessiert waren und sind."

Meine persönliche Lesson Learned aus dem MDM-Projekt ist, dass vor einer anstehenden ERP-Umstellung unbedingt eine Datenqualitätsrichtlinie bzw. MDM-Guideline erstellt werden sollte. Hätten wir das Ganze vor Einführung des ERP-Systems gemacht, hätten wir uns mindestens 30 Prozent der Arbeiten gespart, die wir nun nachträglich durchgeführt haben.

Denn wenn erstmal eine Datenqualitätsrichtlinie vorliegt, wurde automatisch viel Wissen rund um die entsprechenden Datenquellen und Inhalte aufgebaut. Daraus lassen sich dann Prozesse wie bspw. der Artikelanlageprozess, wunderbar digitalisieren. Das war davor nicht oder nur bedingt möglich. Hier hilft uns vor allem der Fokus, den DATAROCKET auf Datenqualität setzt, enorm. Andere Softwaretools können durchaus ähnliche Prüfungen durchführen, aber aus unserer Sicht weniger umfangreich und mit weniger wertvollen Reports und Insights.

Haben Sie weitere Projekte im Kontext Stammdatenmanagement und Datenqualität geplant?

Der nächste Schritt im Projekt ist, dass wir die Partnerstammdaten überarbeiten. Das sind Unternehmensdaten sowie Ansprechpartnerdaten. Zusätzlich stehen wir in einer Entwicklungspartnerschaft für das Lieferantenportal DATAROCKET Shuttle, ein weiteres Produkt der innoscale.

Die MDM-Software hat uns schon jetzt in unserem Vorhaben sehr geholfen und wir sind uns sicher, dass wir auch in Zukunft noch etliche Maßnahmen zur Verbesserung unserer Stammdatenqualität ableiten können.

Vielen Dank für das Gespräch!